dimanche 17 novembre 2013

Trois étapes pour des réunions efficaces

Qui n'a jamais eu la sensation de perdre son temps en réunion ?

  • Je ne sais pas pourquoi on m'invite à cette réunion ?
  • Je ne comprends pas où l'on veut en venir ?
  • Cette réunion n'en finit pas !!
  • Finalement qui s'occupe de quoi ?
  • Quelle est la prochaine étape ? etc...

Il y a trois étapes de base à respecter pour que les réunions soient efficaces : avant, pendant et après.


Avant la réunion

  • L'organisateur de la réunion doit tout d'abord définir l'ordre du jour (ce qui sera traité) et surtout les objectifs de la réunion (ce qui en sortira, les résultats attendus)
  • En fonction de cela, il va sélectionner les participants selon la nature des contributions attendues ou des personnes impactées par le sujet à traiter.
  • Il doit choisir une date, une heure de début et de fin ainsi qu'un lieu qui conviennent à tous. Ici l'usage d'un outil d'agenda partagé ou de gestion des salles est particulièrement recommandé, Outlook ou Google agenda par exemple. L'usage de ces outils est rendu possible si la totalité des participants utilisent et renseignent correctement leur agenda. 
  • Chaque participant peut alors proposer des aménagements à l'ordre du jour ou suggérer d'autres participants. Il va surtout préparer sa réunion en rassemblant les informations utiles.

Pendant la réunion

  • L'animateur de la réunion va accueillir les participants cinq minutes avant l'heure de démarrage programmée de manière à débuter à l'heure prévue, respect des autres oblige.
  • Il commence par rappeler l'objectif de la réunion : "à l'issu de cette de cette réunion nous disposerons de ...", ainsi que la méthode utilisée pour atteindre cet objectif : "Au cours de cette réunion je vais passer la parole tour à tour à ..., puis je vous demanderai de ..., enfin nous pourrons ..."
  • Tout au long de la réunion, il va installer un certain rythme, et va veiller à la progression du groupe tout en gérant le temps. Régulièrement il va faire le point en soulignant les contributions et en remerciant les participants.
  • Il va faciliter l'expression des réactions croisées et s'attachera à reformuler ce qu'il faut retenir pour faire avancer le groupe vers les objectifs. Lorsque cela fonctionne bien, le groupe devient beaucoup plus que la somme de ses parties, c'est le phénomène de synergie.
  • En fin de réunion il devra présenter les résultats obtenus et les comparer à l'objectif fixé en début de réunion.
  • Dans tous les cas les prochaines étapes de travail devront être définis précisément sous forme d'un relevé de décision (qui fait quoi et pour quand ?). Idéalement il est souhaitable que chaque participant reparte avec ce plan d'action ce qui permet à la fois de s'assurer de l'accord des participants mais surtout évite de casser le rythme et de risquer de recevoir un compte rendu 10 jours après la réunion.

Après la réunion

  • L'organisateur de la réunion va assurer le suivi du plan d'action à mettre en oeuvre sous forme d'état pour chaque action (non débuté, en cours, terminé).
  • En fonction des échéances, il effectuera les relances nécessaires auprès des contributeurs et tiendra informés les participants de l'avancement du plan d'action.
  • Lors d'une prochaine réunion, il prendra le soin de revenir sur ce qui a été réalisé en remerciant les participants pour le résultat obtenus.
  • Chaque acteur est invité à tirer les leçons de l'expérience acquise (objectif trop ambitieux, préparation insuffisante, plan d'action trop général, suivi du plan d'action pas assez rapproché, salle pas agréable, réunion trop longue, trop de participant, etc...) de manière à appliquer aux réunions le principe d'amélioration continue du management par la qualité.
Sans le savoir nous avons encore une fois utilisé le PDCA :
  • PLAN : avant et au début de la réunion 
  • DO : pendant la réunion
  • CHECK : à la fin de la réunion puis par le suivi des décisions et le bilan de chaque acteur
  • ACT : après la réunion les actions entreprises pour améliorer l'efficacité des réunions au fil du temps
Voir une autre utilisation efficace du PDCA pour la formation "Le parcours gagnant de la formation"

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